Open space problém: historie jednoho velkého omylu

V roce 1958 představili dva němečtí konzultanti, bratři Wolfgang a Eberhard Schnelle, koncept nazvaný Bürolandschaft — "kancelářská krajina". Měla to být revoluce: žádné stěny, žádné hierarchie, zaměstnanci přirozeně proudící mezi kolegy jako v přátelském parku.

Další praktické tipy najdete v průvodci na téma kancelářská akustická kabina.

O šedesát let později průzkum Harvard Business School (2018) měří pravý opak: po přechodu na open space se osobní komunikace v týmech snížila o 70 %, emailová a instant-message komunikace naopak vzrostla o 50 %. Místo otevřené spolupráce vznikla nejtišeji frustrovaná generace bílých límečků v historii. Co se stalo?

Od Bürolandschaft k cost-cuttingu

Původní koncept bratří Schnelleů měl přísná pravidla: rostliny jako akustické bariéry, ne víc než 15 lidí v jedné zóně, samostatné uzavřené místnosti pro telefonáty a jednání, vzdálenost mezi stoly minimálně 3 metry. Open space měl být jedna z několika zón, ne jediná zóna.

V sedmdesátých letech ho objevily americké korporace a okamžitě ořezaly pravidla. Z 3 metrů se stalo 1,5 metru. Ze samostatných jednacích prostorů se staly stejné stoly. Z 15 lidí na zónu se staly stovky. Rostliny zmizely nejdřív.

Ne proto, že by to zlepšilo produktivitu. Proto, že to bylo levnější. Jeden zaměstnanec v buňce potřeboval 21 m² kanceláře. V ořezaném open space 9 m². Pro majitele budovy kalkulace na počítadle. Pro zaměstnance postupná eroze soustředění, která se měřila až o desetiletí později.

Co na to výzkumy

V roce 2011 publikoval profesor Jungsoo Kim z University of Sydney metastudii 42 000 zaměstnanců v 303 amerických kancelářských budovách. Výsledky byly jednoznačné:

• V open space je zaměstnanec o 15 % méně spokojen s prostředím než v samostatné kanceláři.
• Akustické rušení je hlavní důvod nespokojenosti — hlasitěji než teplota, osvětlení nebo kvalita nábytku.
• Zaměstnanci v open space častěji onemocní běžnými virovými infekcemi (o 62 % více).
• Produktivita soustředěné práce klesá v průměru o 32 %.

Podobně znějí i novější studie. Gensler Research Report z roku 2020 uvádí, že zaměstnanci si v open space přejí 40 % pracovní doby v tiché zóně — ale v průměru ji mají k dispozici jen 15 % času.

Proč to funguje jinde

Skandinávské firmy, které open space přijaly později a opatrněji, ho dnes považují za one of several tools, nikoliv výchozí řešení. Norské a švédské kanceláře se v poslední dekádě vracejí k modelu activity-based working, kde open space je jedna z pěti nebo šesti zón:

1. Tichá zóna s individuálními boxy.
2. Týmová zóna s více stoly.
3. Schůzková místnost.
4. Telefonní a videokabina pro citlivé hovory.
5. Kreativní zóna s whiteboardy.
6. Focus room pro celodenní hlubokou práci.

Klíčové je, že zaměstnanec si vybírá zónu podle aktuální činnosti. Když chce telefonovat, jde do kabiny. Když chce kódovat, jde do tichá zóny. Když brainstormuje, jde do kreativní zóny. Open space slouží jen jako přechodová místo mezi zónami — a pro krátké týmové dotazy.

Co může česká firma udělat dnes

Kompletní přestavba kanceláře podle activity-based modelu je velký projekt. Většina firem si ho nemůže dovolit ze dne na den. Dobrou zprávou je, že nejkritičtější zónu — telefonní a videokabinu — lze přidat bez přestavby.

Samostatná akustická budka pro jednoho nebo dva lidi vyřeší 80 % akutních problémů typického open space. Zaměstnanec má kam jít telefonovat, aniž by rušil kolegy. Manažer má kde vést důvěrné rozhovory. HR má místo pro pohovor bez rezervace jednací místnosti týden dopředu.

Není to celé řešení. Je to ale ten krok, který vrací alespoň část původní myšlenky Bürolandschaftu — kancelář jako krajina se zónami — aniž by vyžadoval stavební povolení a tři měsíce stavebního nepořádku. A v momentě, kdy chcete vyzkoušet, zda to pro váš tým funguje, je to nejjednodušší experiment.

Pokud zvažujete pilot, přečtěte si náš průvodce výběrem modelu — najdete tam doporučení pro různé velikosti týmů a konfigurace kanceláří.